GB in gesprek met de wijkregisseurs

De aanleiding van dit werkbezoek vormen enerzijds de vele klachten van wijkbewoners tijdens de GB-spreekuren, anderzijds de evaluatie wijkwerk van de Rekenkamer uit 2013.

Sinds medio 2012 is de rol van de wijkregisseurs veranderd. Waar zij eerst het dagelijks beheer over de buitenruimte voerden en teamleider waren van de wijkserviceteams, hebben zij nu een functie als informatiemakelaar. Dat houdt in dat ze  problemen in de wijken signaleren en doorspelen naar gemeentelijke afdelingen die belast zijn met de uitvoering. Verder werken ze samen met maatschappelijke organisatie als de politie, Dunavie en het Welzijnskwartier. Doel hiervan is het werken aan leefbaarheid en sociale cohesie in de wijken.

Hoe is het nu georganiseerd?
Eén medewerker van het vroegere team van wijkregisseurs heeft nu de functie van teamleider Wijkbeheer en de leiding over alle wijkteams. Hij is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de buitenruimte. De gemeentelijke afdelingen  zijn zelf  verantwoordelijk voor een goede afwikkeling van problemen die burgers signaleren. De direct-leidinggevende  in de afdeling is eindverantwoordelijk. Bij processen die centraal worden georganiseerd (zoals de wijkbezoeken van het college)  bewaakt de wijkregisseur  of er contact met de burger heeft plaatsgevonden. Andere taken van de wijkregisseurs zijn het coördineren van de afdeling overschrijdende klussen en de Barometer.

Klacht afgehandeld?
De meeste klachten worden volgens de wijkregisseurs heel snel afgehandeld, maar enkele afdelingen werken ‘stroperig’. Het is inmiddels wel gemakkelijker geworden om dingen bij afdelingen gedaan te krijgen zeggen ze. Op dit moment zijn er meerdere informatiesystemen over lopende zaken naast elkaar en is het moeilijk om daar goede managementinformatie uit te halen. Er komt een nieuw zaaksysteem dat beter inzicht geeft in de totale werkzaamheden en resultaten. Afdelingsmedewerkers moeten dan wel de discipline hebben om alle informatie over zaken (telefoontjes, brieven, mails, gesprekken) in het systeem in te voeren. Alleen op die manier kan het klantcontactcentrum (KCC) burgers in het eerste contact meteen goed helpen.

Websitemeldingen
Het melden van problemen in de openbare ruimte  gebeurt ca. 7000 keer per jaar (75% telefonisch en 25% via de website). In de komende periode zal extra aandacht worden besteed aan de mogelijkheid ‘meldingen buitenruimte’ via de website te doen. Bij veel burgers is deze mogelijkheid (nog) niet bekend. Er wordt dus gewerkt aan verbeteringen van de website. De site bevat ook algemene informatie over werkzaamheden in de wijken. De wijkregisseurs willen de site eerst gebruiksvriendelijker maken, alvorens er meer bekendheid aan te geven.

Behalve het melden van problemen via de website van de gemeente is daarvoor ook gelegenheid tijdens de spreekuren van de wijkregisseurs.

Barometer
Tevredenheid over de afhandeling wordt niet geregistreerd. Wel wordt gewerkt met de Barometer, die weergeeft hoe burgers denken over o.a. de openbare ruimte. De Barometer wordt gevoed uit verschillende bronnen met zowel objectieve als subjectieve informatie. De bedoeling van de wijkregisseurs is om dat aan te vullen met digitale wijkpanels om op wijkniveau nog betere informatie te krijgen. Een overzicht van meldingen en de afhandeling daarvan is te vinden in het Burgerjaarverslag. De aanwezigen zijn het er over eens dat tevredenheid van de burgers wordt bevorderd door snel en adequaat te antwoorden op een melding.

Wijkregisseur en de wijkraad
De wijkregisseurs merken dat burgers hun problemen vaak op meerdere plaatsen indienen, bijv. bij het wijkteam, het wijkbezoek van het college, de wijkraad of een politieke partij.

Wijkregisseur Richard Onstenk vindt dat de wijkraden zich goed hebben ontwikkeld, behalve in Katwijk-Noord. Deze wijk heeft ook minder historie en traditie dan de andere wijken, wat belangrijke dragers zijn van sociale cohesie. Buurtcentrum De Schelp lijkt een veelbelovend begin te zijn om deze cohesie tot stand te brengen. Meerdere buurtcentra zullen wellicht nodig zijn in de gemeente.

Het verlanglijstje van de wijkregisseur
Wensen van de wijkregisseurs zijn het prioriteren binnen de gemeente op basis van de Barometer. Het instellen van wikpanels en regelmatig via de mail bevragen over de stand van zaken in de wijk. Verder is het de vraag in hoeverre de decentralisaties invloed zal hebben op de organisatie en werkzaamheden van de wijkregisseurs. Ze merken wel dat de sociale leefbaarheid een steeds belangrijkere rol krijgt in hun werk. Moeten ze mogelijk aanhaken bij de te vormen sociale wijkteams?

Aan het einde van dit nuttige gesprek konden we concluderen dat de vernieuwde functie van de wijkregisseur nog onvoldoende bekend is bij de bevolking. Men verwacht nog steeds dat de wijkregisseur er zelf voor zorgt dat een probleem wordt opgelost. De mogelijkheid om ‘meldingen openbare ruimte’ via de gemeentelijke website in te dienen, is eveneens onvoldoende bekend bij de inwoners. En de informatieverwerking rond zaakafhandeling is nog niet optimaal.

GB koppelt terug naar de inwoners
Met dank voor de gereserveerde tijd, de koffie, de uitleg en het luisterend oor namen de GB’ers afscheid van de wijkregisseurs na anderhalf uur. En de inventarisatie van alle vragen, opmerkingen, suggesties vanuit de spreekuren van GB in de kernen en Duyfrak, die werd overhandigd aan de wijkregisseurs. Ze gaan ermee aan de slag en GB zal middels een persbericht voor gepaste terugkoppeling naar de inwoners zorgen.

Namens GemeenteBelangen,

Corrie Vingerling-De Mol